L’entretien annuel d’évaluation est un moment d’échange privilégié entre un collaborateur et son responsable hiérarchique. L’objectif est, d’une part, de faire le bilan de l’année écoulée et, d’autre part, de définir les objectifs pour l’année à venir. Afin de mener ce dialogue de façon constructive, efficace et bienveillante, il existe quelques bonnes pratiques à connaître.

1- Préparer la trame de l’entretien annuel d’évaluation

Pour assurer le bon déroulement de son entretien annuel d’évaluation en tant que manager, la préparation est le mot d’ordre. Il faut en effet prendre le temps, bien en amont, d’élaborer une trame afin de cadrer cet échange. Il est également conseillé de construire cette trame autour de 3 grands axes principaux, afin de ne pas noyer son interlocuteur d’informations. Il faudra notamment faire le point sur

Les compétences du collaborateur évalué : quels sont les points forts et les points d’amélioration (efficacité opérationnelle, esprit d’équipe, prise d’initiatives…) ?
Les résultats et les objectifs atteints lors de l’année passée : les réussites, les écueils éventuels, les freins rencontrés...
Les objectifs pour l’année à venir : quelles sont les aptitudes à développer ? Y a-t-il des besoins en formation ou en accompagnement ? Quelles sont les perspectives en termes d’évolution professionnelle, de rémunération et de promotion ? Quels sont les défis à venir, les améliorations à mettre en place et les résultats à atteindre pour l’année suivante ?

Chaque propos devra être illustré d’exemples et de faits concrets. D’autre part, si cela est possible, le manager pourra faire valider ce bilan, ainsi que les perspectives d’évolution envisagées auprès de son supérieur hiérarchique et / ou du responsable des ressources humaines.

2 - Définir la date, la durée et le lieu de l’entretien

La date et l’heure de l’entretien doivent être communiquées le plus tôt possible, a minima une semaine, voire deux semaines avant, afin de laisser le temps au salarié de le préparer. Le lieu ainsi que la durée de l’échange doivent également être précisés (il faut généralement prévoir entre 1 à 2 heures). Le manager devra par ailleurs expliquer à son subordonné la finalité de cet échange, et l’informer de la nécessité de préparer l’entretien annuel d’évaluation en amont. Le choix du lieu a également son importance : il faut, de préférence, choisir une pièce au calme et un cadre neutre, confidentiel et informel (mieux vaut privilégier une table ronde plutôt qu'un bureau).

3 - Préparer des supports pour l’entretien

L’évaluateur devra également préparer des supports pour l’entretien. Il peut s’agir de grilles d’évaluation personnalisées à compléter au fil de l’échange, de notes, d’un référentiel métiers et compétences… Il est également possible de trouver, en ligne, des modèles de trames d’entretien annuel d’évaluation.

4 - Réussir son entretien annuel d’évaluation : les règles à respecter

Pour réussir un entretien annuel d’évaluation en tant que manager, il existe quelques règles à respecter. Il faut tout d’abord veiller à ne pas monopoliser la parole et à donner au salarié l’occasion d’exprimer ses demandes, inquiétudes, souhaits… L’évaluateur doit prendre le temps de valoriser et de remercier le collaborateur en début d’entretien (il convient en effet de toujours commencer cet échange par les points positifs). En outre, les critiques et les feedbacks doivent être délivrés avec bienveillance, et être accompagnés de conseils personnalisés et de solutions adaptées. Pour favoriser la communication et la transparence lors de l’entretien, le responsable hiérarchique doit se montrer rassurant. Afin de mettre le salarié en confiance, l’écoute active, la patience, l’empathie et l’ouverture d’esprit sont des qualités fondamentales. Enfin, il est important de se préparer à l’éventualité de divergences d’opinion, de blocages, et de stress, notamment si le manager met en relief un manque de performance ou d’efficacité de la part du salarié. Le responsable hiérarchique devra alors définir une ligne de conduite à adopter pour gérer les éventuelles situations conflictuelles. Il sera également nécessaire d’anticiper les éventuelles demandes de la part du collaborateur : augmentation de salaire, formation, aménagements des horaires de travail, mise en place du télétravail… Par ailleurs, l’entretien annuel d’évaluation doit toujours se terminer par une brève synthèse des points abordés et un rappel des prochaines actions à mettre en place et des objectifs à atteindre.

5 - Après l’entretien annuel : le compte-rendu et le suivi

À l'issue de l’entretien annuel d’évaluation, le responsable hiérarchique devra réaliser un compte-rendu de l’échange, avec les points clés abordés et les conclusions finales. Ce document pourra éventuellement être remis au salarié évalué. L’entretien devra également donner suite à des bilans intermédiaires, à un suivi rigoureux de la progression et éventuellement à une réévaluation des objectifs fixés. Enfin, le manager devra tenir les engagements pris auprès du salarié, et mettre en place des actions concrètes en fonction des feedbacks transmis par ce dernier (améliorer la qualité de vie au travail, aménager l’emploi du temps, alléger la charge de travail…).