Un des principaux enjeux des dirigeants d’aujourd’hui est la gestion du temps : les tâches quotidiennes ont tendance à s’accumuler et il est fréquent de se retrouver débordé, voire dépassé par la quantité de tâches à effectuer.

Cela peut même vous détourner des tâches essentielles qui contribuent réellement aux objectifs de long-terme de votre entreprise et de votre équipe et vous empêcher de gagner en efficacité, en productivité et en créativité.

Alors, comment améliorer votre gestion du temps et celle de votre équipe ? Comment distinguer les tâches prioritaires des tâches secondaires ? Comment ne pas perdre de vue les tâches contribuant réellement à vos objectifs et projets de long-terme ?

 

LA MATRICE D’EISENHOWER

La réponse se trouve du côté du 34ème Président des Etats-Unis, le Général Dwight D. Eisenhower. En effet, le Président et Général Eisenhower était passé maître dans l’art de la productivité et de la gestion du temps grâce à la création d’une matrice très simple, dite «  matrice d’Eisenhower », composée de deux axes : l’axe de l’importance et l’axe de l’urgence.
Les deux axes de la matrice permettent d’identifier quatre quadrants différents : le premier quadrant est celui des tâches importantes et urgentes ; le second quadrant est celui des tâches importantes mais non-urgentes ; le troisième quadrant est celui des tâches non-importantes mais urgentes ; enfin, le quatrième quadrant est celui des tâches non-importantes et non-urgentes.
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La matrice d’Eisenhower fait ainsi apparaître les tâches qui sont véritablement prioritaires (celles qui sont urgentes et importantes) et les tâches qui le sont bien moins, voire qui sont inutiles (celles qui sont non-urgentes et non-importantes).

 

URGENT OU IMPORTANT ?

Toutefois, une question peut rapidement surgir dans votre esprit : comme distinguer l’important de l’urgent ?
Les tâches urgentes requièrent une attention et une réactivité immédiate : elles doivent être traitées tout de suite.
Les tâches importantes sont quant à elles essentielles pour mettre en place vos projets de long terme et atteindre vos objectifs.

Si les tâches importantes sont déterminantes sur le long terme, elles sont bien souvent écartées au profit des tâches urgentes, qui demandent des actions concrètes à court terme. La matrice d’Eisenhower permet donc de se défaire des critères d’immédiateté et de rétablir ses priorités.

 

TO DO OR NOT TO DO ? THAT IS THE QUESTION

Une fois la méthodologie acquise, il ne reste plus qu’à classer vos différentes tâches dans le quadrant le plus approprié, et de mettre la bonne action en place pour voir votre to do list rétrécir tout au long de la journée.  

A faire tout de suite et soi-même : les tâches importantes et urgentes

Les tâches urgentes et importantes doivent être traitées en priorité : elles sont à faire tout de suite, et c’est à vous, en tant que dirigeant, de les réaliser.
Voici quelques exemples de tâches importantes et urgentes : un problème à résoudre rapidement (crise, conflit, etc.), une échéance qui approche pour un projet, un budget à boucler, la préparation d’une réunion qui aura lieu le jour-même ou le lendemain, répondre au mail d’un client, appeler un client pour décaler un rendez-vous qui devait avoir lieu le jour-même, etc.

A planifier : les tâches importantes mais non-urgentes

Les tâches importantes et non-urgentes peuvent rapidement être oubliées face aux demandes urgentes. Pourtant, elles sont nécessaires à la poursuite et à la réalisation de vos objectifs et de ceux de votre équipe. Tout l’enjeu ici est donc de les planifier, et surtout de se réserver un créneau chaque jour pour pouvoir s’y consacrer.
Vous pouvez décider de vous laisser deux heures chaque matin pour effectuer toutes vos tâches importantes mais non-urgentes, en demandant à vos collaborateurs de ne pas vous déranger pendant cette plage horaire.

Voici quelques exemples de tâches importantes mais non-urgentes : les réunions à planifier dans les semaines suivantes, les rendez-vous avec vos clients, la veille stratégique et concurrentielle, votre formation continue et celle de votre équipe, la refonte de votre site internet, le travail créatif, etc.

A déléguer : les tâches non-importantes mais urgentes

Les tâches non-importantes et urgentes sont celles qui risquent de vous faire oublier les tâches importantes. Souvent, ces tâches sont importantes pour d’autres (clients, prestataires, collaborateurs, collègues) mais pas pour vous. Pour ne pas perdre de vue vos priorités, contentez-vous de déléguer ces tâches urgentes mais non-importantes à votre équipe.
Voici quelques exemples de tâches non-importantes mais urgentes : les mails et appels téléphoniques divers, le besoin d’un renseignement urgent pour votre client ou prestataire, les demandes d’aide de la part de vos collègues, les tâches administratives, des problèmes techniques, etc.

A supprimer : les tâches non-importantes et non-urgentes

Les tâches non-importantes et non-urgentes auront tendance à vous déconcentrer voire à vous faire perdre du temps, sans pour autant contribuer à la réalisation de objectifs et projets de long-terme. Ces tâches doivent être purement et simplement supprimées de votre quotidien et de celui de votre équipe.

Voici quelques exemples de tâches non-importantes et non-urgentes : traîner sur vos réseaux sociaux personnels, certaines pauses cafés, traîner sur Internet, raconter des ragots ou spéculer sur vos clients, collèges ou collaborateurs, et toute activité que vous ou votre équipe utilisez pour procrastiner.

 

A VOUS DE JOUER, MON GENERAL !

Maintenant que vous maîtrisez parfaitement la matrice du Général Eisenhower, vous pouvez l’utiliser pour classer les différentes tâches qui occupent vos journées, et ainsi organiser et optimiser votre temps de travail et celui de votre équipe.
Si un bon dirigeant doit être fédérateur et empathique — comme l’indiquait un de nos articles précédents — un bon dirigeant se doit aussi de pouvoir fixer un cap hebdomadaire et quotidien, qui lui permettra d’atteindre ses objectifs rapidement !