Comment standardiser vos process internes grâce au core model ?

Puissant levier pour maximiser les performances et pour booster l’efficacité opérationnelle, la mise en place d’un core model est une démarche stratégique très performante, destinée à standardiser et à harmoniser les process internes de l’entreprise. 

Zoom sur cette méthode éprouvée et ses avantages pour la standardisation de vos processus et opérations internes.

 

Qu’est-ce que le core model ? 

Le Core Model est une méthodologie utilisée à l’origine pour la conception de sites web et d’applications, mais qui est également très pertinente pour la gestion des processus internes. Ce modèle vise à se concentrer sur le contenu essentiel à chaque département de l’entreprise et à définir, à partir de là, un ensemble de pratiques et d’outils communs, pouvant servir de socle à tous les départements et entités de l’entreprise.

Le core model intègre les processus, une nouvelle organisation ainsi que des nouveaux outils. 

Cette méthode a ainsi vocation à simplifier, clarifier et harmoniser les méthodes de travail, les flux d’informations et les processus métiers. Elle permet, de cette façon, de maximiser l’efficacité opérationnelle et les performances globales, mais aussi de fluidifier les échanges ainsi que la collaboration inter-services.

Comment mettre en place la méthode du core model en entreprise ? 

La mise en place d’un core model pour standardiser ses processus internes se décline en plusieurs étapes clés : 

1. Identifier le contenu essentiel : dans un premier temps, il conviendra d’analyser les processus existants et de se demander quels sont les éléments indispensables au bon fonctionnement de chaque département (production, RH, marketing, finance…). Il peut s’agir de procédures spécifiques, d’informations clés, de documents importants et de toutes les autres données nécessaires aux prises de décisions.

2. Repérer les axes d’amélioration : il s’agira ensuite de cartographier les flux de travail et d’identifier les goulots d’étranglement (actions redondantes, inutiles ou superflues) afin de cibler les points d’amélioration.

3. Élaborer des modèles standards : après avoir identifié les éléments indispensables et centraux, il faudra mettre en œuvre des modèles standards (core model) pour chaque processus métier. Ces derniers doivent être clairs et compréhensibles par l’ensemble des parties prenantes. L’objectif ici est d’identifier dans quels domaines la standardisation des processus sera la plus profitable et de mettre en place des process adaptés aux besoins propres à chaque département, site ou filiale.
4. Optimiser et simplifier les processus : le principe du core model est de simplifier, d’accélérer et d’optimiser l’ensemble des processus internes. Pour ce faire, il faudra analyser au sein de chaque processus métier les étapes redondantes ou superflues, puis les supprimer ou les simplifier afin de rendre le processus plus efficace et plus fluide, sans compromettre la qualité ni l’intégrité du processus.
5. Impliquer les parties prenantes : l’un des facteurs clés de succès du core model est la collaboration de toutes les parties prenantes. Il est donc important d’encourager l’intelligence collective et d’instaurer une collaboration étroite entre les différents services. Il pourra également s’avérer nécessaire de former les équipes pour permettre aux collaborateurs de se familiariser avec les nouveaux process et outils mis en place.

En outre, le core model devra être intégré dans une démarche d’amélioration continue et faire l’objet d’ajustements progressifs et d’actions correctives.

 

Quels sont les avantages de la standardisation par le core model ? 

La standardisation des processus métiers à travers la mise en place d’un core model présente plusieurs avantages majeurs pour l’entreprise, parmi lesquels : 

• Une efficacité maximisée : les étapes inutiles ou non essentielles sont supprimées et les process sont clarifiés. De fait, le temps de traitement des tâches est considérablement réduit et l’efficacité opérationnelle est maximisée. 
• Des process cohérents et harmonisés : la standardisation des processus permet de garantir une véritable homogénéité dans la réalisation des tâches et ainsi de préserver un niveau de qualité standard dans la gestion des différentes opérations de l’entreprise. Cela est particulièrement utile pour les groupes ou les grandes entreprises dotés de plusieurs sites ou filiales.
  
• Une meilleure visibilité sur les process : la standardisation des processus permet également d’avoir une vue d’ensemble sur les pratiques internes au sein de chaque département et de remettre à plat les modes de fonctionnement individuels et collectifs. Le core model est aussi l’occasion de documenter les processus, ce qui permet d’identifier rapidement les causes d’éventuels dysfonctionnements et de mieux maîtriser les risques opérationnels. 
• Plus d’agilité : instaurer des processus clairs et définis permet également à l’entreprise de gagner en souplesse et en flexibilité et d’apporter des ajustements ciblés, au gré de l’évolution de ses besoins. 

 

Enfin, le core model est un outil clé pour accélérer les prises de décisions et les process, réduire les coûts opérationnels et fluidifier la communication et la collaboration entre les différentes business units, pour un fonctionnement véritablement transversal et sans silos.