Afin de mettre en œuvre un plan de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, réaliser un diagnostic GPEC / GEPP est une étape préalable incontournable. Cet audit va en effet permettre de recenser les compétences actuelles, de cibler les besoins futurs et d’identifier les écarts éventuels ainsi que les actions prioritaires lors de la mise en place de la démarche GPEC.
Voici un tour d’horizon des principaux bénéfices et des grandes étapes clés de ce diagnostic RH.
Qu’est-ce qu’un diagnostic GPEC ou GEPP ?
La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) qui a récemment été renommée GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) est une démarche stratégique, obligatoire pour certaines entreprises, qui a vocation à anticiper et à planifier les besoins en emplois et en compétences d’une organisation, au regard de ses objectifs stratégiques.
Cette approche permet de s’assurer que la gestion des ressources humaines s’adapte aux besoins évolutifs de l’entreprise et qu’elle est alignée sur les orientations stratégiques de cette dernière. La bonne gestion des emplois et des parcours professionnels est en effet un facteur clé pour préserver la compétitivité et la pérennité de l’entreprise, mais aussi pour assurer la montée en compétences des équipes, pour favoriser la mobilité interne et pour renforcer l’engagement des salariés en leur offrant des perspectives de développement professionnel.
Le diagnostic GPEC, ou diagnostic GEPP, consiste quant à lui à réaliser une analyse approfondie des ressources humaines de l’entreprise : quelles sont les compétences des effectifs ? Quels sont les besoins actuels et les besoins futurs ? Quels sont les objectifs à moyen et long terme et comment les atteindre grâce à une mobilisation efficace des ressources humaines ?
Cette étape permet ainsi de réaliser un état des lieux exhaustif, qui va mettre en relief les écarts entre les compétences disponibles et celles qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques de la société.
Quand réaliser un diagnostic GPEC / GEPP ?
Il sera pertinent d’effectuer un diagnostic GPEC / GEPP dès lors que l’entreprise souhaite mettre en place un plan de gestion des emplois et des parcours professionnels. En effet, cet audit va permettre d’orienter la stratégie GPEC, d’identifier les forces, les faiblesses ainsi que les points d’amélioration et les besoins à venir relatifs aux ressources humaines dans l’entreprise.
Effectuer un diagnostic GPEC / GEPP sera également pertinent en amont d’une transformation majeure, ayant un impact considérable sur les effectifs : un changement organisationnel ; une fusion ; une acquisition ; une restructuration ; une transformation digitale ; un changement de positionnement… Cet audit va alors permettre d’anticiper les impacts du projet de changement sur les emplois et les compétences, mais aussi de maîtriser les risques humains et de planifier les besoins en formation.
Quels sont les avantages du diagnostic GPEC / GEPP ?
Voici quelques-uns des avantages à effectuer un diagnostic GPEC / GEPP :
- Maximiser les performances opérationnelles : en anticipant ses besoins en compétences et en allouant les bonnes compétences aux bons métiers, l’entreprise renforce considérablement son efficacité opérationnelle et sa performance globale ;
- Optimiser la gestion RH : le diagnostic GEPP va également permettre d’offrir une vue d’ensemble sur les process RH, de recenser les emplois et les compétences actuels et d’identifier les éventuelles failles ainsi que les actions correctives nécessaires pour optimiser la gestion RH ;
- Renforcer l’engagement des salariés : le diagnostic GPEC va également permettre d’identifier, pour chaque employé, les perspectives d’évolution, les postes et les missions en phase avec ses compétences mais aussi avec ses aspirations. Cela va directement favoriser la motivation, l’engagement et l’épanouissement des équipes, ce qui va permettre de diminuer le turn-over, et de réduire considérablement le taux d’absentéisme ;
- Améliorer l’agilité de l’organisation : en anticipant les besoins en recrutements, en formations et en mobilités et en identifiant la bonne compétence sur chaque besoin, l’entreprise va également renforcer son agilité et sa résilience face aux défis à venir et à l’évolution du marché.
Comment réaliser un diagnostic GPEC / GEPP ?
L’entreprise peut choisir de réaliser le diagnostic GEPP en interne, en constituant une équipe projet. Ce travail doit alors être fait collectivement, par plusieurs parties prenantes, parmi lesquelles le responsable RH, la direction, les managers de proximité, les représentants du personnel…
L’entreprise pourra également externaliser cet audit auprès d’un consultant expert (DRH de transition, consultant en ressources humaines…).
Voici les grandes étapes clés d’un diagnostic GEPP :
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Clarifier les objectifs stratégiques de l’entreprise et du diagnostic GPEC
Avant tout, il est impératif d’expliciter les objectifs stratégiques de l’entreprise à moyen et long terme, ainsi que les enjeux liés à la réalisation du diagnostic GPEC : pourquoi est-il nécessaire ? À quelles problématiques répond cette initiative ? Quels sont les objectifs prioritaires de l’entreprise ? Quels sont les principaux défis rencontrés concernant la gestion des ressources humaines ?…
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Collecter les données RH nécessaires
Il faudra ensuite recueillir toutes les données nécessaires à la réalisation du diagnostic GPEC, telles que :
- Des fiches de poste ;
- Des contrats de travail ;
- Des organigrammes ;
- Des référentiels de compétences ;
- Des rapports d’évaluation ;
- Des données démographiques :
- Des questionnaires ;
- Des sondages ;
- Des entretiens individuels avec les salariés ;
- Des entretiens individuels avec les managers ;
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Analyser l’existant
Une fois toutes les données collectées, il faudra les analyser rigoureusement et cartographier les compétences ainsi que les postes :
- Quelles sont les compétences clés ?
- Quels sont les métiers stratégiques ?
- Quelles sont les forces et les faiblesses de l’organisation en matière de ressources humaines ?
- Quelles sont les compétences manquantes, nécessaires pour répondre aux objectifs de l’entreprise ?
- Quels sont les processus de recrutement, de formation, de mobilité et de gestion RH actuels ?
- Quels sont les failles et les points d’amélioration dans la gestion des emplois et des parcours professionnels ?
- …
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Identifier les besoins futurs
Il conviendra également d’analyser l’environnement externe de l’entreprise (tendances du marché, évolutions technologiques et réglementaires, acteurs émergents, évolution des métiers…) ainsi que ses orientations stratégiques et ses projets. Cela permettra d’identifier ses besoins futurs en termes de recrutement, de formation et de compétences.
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Identifier les écarts et les actions prioritaires
À l’issue de cette analyse, vous pourrez repérer où se trouvent les écarts entre les compétences actuelles et les besoins futurs. Il s’agira ensuite d’établir un plan d’action du GPEC, avec les différents leviers à activer à court, moyen et long terme pour permettre à l’entreprise d’atteindre ses objectifs (formation, requalification, mobilité interne, recrutement…).
Il sera également judicieux de mettre en place des indicateurs clés de performance pour suivre et évaluer l’impact des actions déployées, puis d’apporter des ajustements nécessaires en fonction des résultats observés.
