Kanban board, mind-mapping, tableaux…De nombreux outils permettent d’obtenir une représentation graphique de l’ensemble d’un projet : c’est ce que l’on appelle le management visuel. Tour d’horizon des avantages à mettre en place ce mode de gestion, une pratique lean innovante et agile.

 

Qu’est-ce que le management visuel ?

Le management visuel fait partie des méthodes de Lean management (un modèle de pensée créé par Toyota dans les années 40, afin de booster les performances d’une entreprise via la suppression des sources de déperdition et de gaspillage). 

Ce mode managérial visuel fait référence à l’utilisation d’outils visuels au sein de l’entreprise, pour piloter un projet, une conduite du changement, une transformation profonde… L’objectif phare de cette forme de management est de communiquer des informations (idées, directives, étapes, actions, tâches, résultats, indicateurs…) de manière claire, explicite, intelligible et facilement mémorisable.  

 

Les 5 avantages du management visuel 

  • Fluidifier la communication et la transmission d’informations

Le premier objectif et atout principal du management visuel est de faciliter le partage et l’échange d’informations à tous les niveaux et dans tous les services de l’entreprise. 

En effet, l’information est transmise de manière immédiate, efficace, transparente et facilement compréhensible. Le management visuel implique l’ensemble des acteurs concernés par le projet et offre une vision globale des tâches de chacun. Cette méthode permet de transmettre un grand nombre d’informations et de gérer un projet d’envergure de manière simple et accessible. Des couleurs, pictogrammes, tableaux, graphiques et autres outils visuels permettent de renseigner les collaborateurs, en un seul coup d’œil, sur le degré d’urgence, les priorités, les prochaines actions, les éventuels obstacles… 

Le management visuel est particulièrement utile pour faciliter la communication à distance, lors de la mise en place du télétravail par exemple. 

  • Améliorer les performances collectives

Le management visuel peut également être un puissant levier de performances pour l’entreprise. En effet, il offre un gain de temps considérable et accélère fortement les process. Les erreurs sont également réduites. En outre, le management visuel est un outil collaboratif très souvent intégré à une forme de management transversal ou de management participatif, connus pour booster la cohésion d’équipe, l’engagement et la productivité des collaborateurs.  

  • Faciliter les prises de décisions 

Le management visuel offre une vision 360° de l’entreprise, des process, des flux, des tâches et les projets actuels et futurs. Véritable méthode agile, ce mode de management permet également de mieux prévenir les risques et d’identifier rapidement les failles, les axes d’amélioration et les opportunités à saisir, ce qui facilite considérablement la prise de décisions dans toutes les strates de l’entreprise.

  • Réduire les erreurs

Les outils visuels permettent à chaque collaborateur de suivre, en temps réel, l’avancée du projet et de repérer immédiatement les éventuels dysfonctionnements, retards, dérives, freins et obstacles. Ce mode de gestion simplifie également la transmission des directives et permet d’éviter les malentendus ou ambiguïtés qui pourraient causer des erreurs préjudiciables. Avec le management visuel, les erreurs sont donc réduites, ce qui contribue à améliorer la satisfaction client.

  • Stimuler la créativité et l’intelligence collective 

Le management visuel, très collaboratif, permet également de renforcer l’autonomie, l’intelligence collective, le sens de l’innovation, la créativité et l’agilité des équipes. La communication interne est fluidifiée, désilotée et toutes les parties prenantes sont activement impliquées. Cela contribue notamment à responsabiliser les équipes et à améliorer les capacités d’organisation individuelles et collectives. 

 

Comment mettre en place un management visuel au sein de son entreprise ? 

La mise en place d’un management visuel au sein de son entreprise implique, avant tout, d’identifier les parties prenantes impliquées dans le projet ou dans la conduite de changement

Il conviendra ensuite de fixer le périmètre d’utilisation, les objectifs, les résultats attendus, les actions à déployer et de hiérarchiser ces informations. 

Le manager de proximité pourra par la suite identifier l’outil visuel le plus performant et le plus adapté au projet et aux besoins rencontrés.

Voici quelques-uns des outils physiques et digitaux pouvant être utilisés dans le management visuel : 

  • les tableaux d’affichage
  • la méthode Kanban, pour organiser visuellement le projet selon sa progression autour de 3 parties : À faire – En cours – Fini. 
  • Le mind mapping, ou carte mentale pour visualiser toutes les branches et sous-parties d’un projet   
  • des textes clairs et brefs
  • des indicateurs visuels : graphiques, couleurs, pictogrammes, étiquettes… 
  • des diagrammes (diagramme de GANTT, diagramme d’Eisenhower…)
  • des tableaux 
  • des arbres de décisions
  • le design thinking 
  • … 

Attention toutefois, le seul déploiement des outils ne suffit pas : ils devront être activement animés par le manager, qui devra aussi mobiliser et encourager chaque salarié à participer à cette démarche. 

Par ailleurs, pour être efficace, le management visuel doit proscrire la surinformation : le contenu doit être informatif, épuré et facile à comprendre. Il sera également nécessaire de réaliser des points réguliers pour analyser les méthodes utilisées et identifier des pistes d’amélioration, afin de rendre le management visuel le plus performant possible.