Selon le dernier Baromètre annuel Télétravail de Malakoff Humanis, réalisé en décembre 2020, 67 % des dirigeants seraient favorables à la mise en place du télétravail dans leur entreprise sur le long terme. En effet, ce mode d’organisation séduit de plus en plus, que ce soit côté employeurs ou côté salariés. Mais comment mettre en place le travail à domicile auprès de ses collaborateurs ? Quelles sont les grandes étapes clés pour opérer ce changement avec succès ?

 

 

Échanger avec ses collaborateurs

Avant tout, il est primordial de communiquer avec ses salariés, pour connaître leur opinion quant à la mise en place du télétravail. En effet, si le home office présente de nombreux avantages, il compte aussi un certain nombre d’inconvénients (isolement social, espace de travail à la maison inadapté, déséquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle,   baisse de la motivation…). 

Pour connaître le point de vue des équipes, il est par exemple possible de réaliser des sondages, d’envoyer des questionnaires, d’organiser des réunions de groupe ou des entretiens individuels avec les salariés réticents… Chacun pourra ainsi faire part de ses craintes, doutes, inquiétudes et de ses attentes quant à cette nouvelle organisation du travail. 

 

Définir les conditions du travail à distance 

Ce premier état des lieux permettra ainsi de définir avec précision les conditions de mise en place du télétravail. Avec l’aide de plusieurs acteurs de l’entreprise (ressources humaines, managers, service juridique, service informatique…), il faudra notamment clarifier les points suivants

  • Le télétravail sera-t-il instauré à temps complet ou à temps partiel ?
  • Va-t-il concerner tout le monde ou seulement une partie des salariés ? Dans ce dernier cas, qui et sous quelles conditions ? Certaines activités professionnelles sont-elles plus propices que d’autres au home office ?
  • Quels seront les outils et ressources mis à disposition des télétravailleurs ?
  • Quels seront les moyens déployés pour faciliter la communication (outils d’intranet, plateformes collaboratives, agendas partagés, outils de visioconférence…), et le management à distance ? 
  • Quels seront les horaires à respecter en télétravail ?
  • Quel en sera le rythme ? Un système de rotation entre chaque poste de travail sera-t-il mis en place dans les locaux de l’entreprise ? 
  • La charge de travail sera-t-elle la même ?
  • Où se déroulera le télétravail ? (domicile, espace de coworking…)
  • Quels seront les droits et devoirs des salariés en télétravail ?
  • Quelle sera la nature des tâches à réaliser en télétravail et quelles seront les missions à mener exclusivement sur site ?
  • Quels outils de contrôle seront-ils mis en place ? (échanges quotidiens par mail et téléphone, rencontres en présentiel régulières, comptes-rendus hebdomadaires…)
  • Comment le travail à distance sera-t-il sécurisé et comment les données seront-elles protégées ?

 

Se renseigner sur les modalités juridiques du télétravail

L’article L.1222-9 du Code du travail précise que le télétravail peut être mis en place par « un accord collectif » ou « dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique, s’il existe ». Sinon, un simple accord entre l’employeur et le salarié concerné, qu’il soit écrit ou oral, sera suffisant. 

Si cela n’est pas obligatoire, il est toutefois vivement recommandé de conclure un accord collectif ou de rédiger une charte du télétravail. Ce document regroupera toutes les règles et conditions relatives à la mise en place du télétravail. Cela permettra de définir un cadre clair quant à cette nouvelle organisation du travail, d’informer chacun de ses droits et devoirs, et ainsi de se prémunir d’éventuels conflits ou litiges. 

 

Réaliser une phase de test en télétravail 

Il est également conseillé de réaliser une phase de test préalable pendant une durée déterminée en amont, de quelques semaines ou quelques mois par exemple, afin de permettre aux salariés, managers et dirigeants d’expérimenter le travail à distance.

À l’issue de cette période, il faudra réaliser un état des lieux exhaustif pour déterminer les points d’amélioration, les dysfonctionnements, ainsi que les bénéfices sur le plan humain, financier et opérationnel. 

Il sera donc important de demander des feedbacks à chaque télétravailleur concernant la qualité de vie en télétravail, l’efficacité du management, de la communication, la productivité, etc. 

 

Mettre en place le télétravail sur le long terme 

Si ce premier essai est concluant, le télétravail pourra alors être instauré sur le long terme. Il faudra toutefois veiller à réaliser un suivi régulier afin d’évaluer l’efficacité de ce mode d’organisation, de repérer les failles et d’optimiser.

Il peut également être intéressant de définir en amont des indicateurs de performance afin de visualiser clairement les résultats de ce mode d’organisation (taux de réalisation des objectifs ; taux d’absentéisme avant / après ; performances financières ; économies réalisées ; indicateurs liés au bien-être au travail…).

Il faut également savoir que l’un des plus grands défis liés à la mise en place du télétravail est très souvent relatif à la motivation et à l’engagement des salariés. À distance, il peut en effet s’avérer plus compliqué de motiver les équipes, et il n’est pas rare que certains salariés ressentent une certaine perte de sens dans le travail.

Si tel est le cas, il pourra donc s’avérer utile d’ajuster le mode de management, de changer le rythme du télétravail, de délivrer des formations spécifiques pour apprendre à manager à distance, de réaliser des entretiens et des échanges plus fréquents, d’organiser des activités de teambuilding, ou des événements en présentiel.