Afin de préparer une transformation de grande envergure, il est primordial d'organiser des réunions d’ancrage, afin de délimiter les contours du projet. Pour être efficaces, ces échanges doivent être organisés et menés selon une méthodologie rigoureuse.

Qu’est-ce qu’une réunion d’ancrage ?

Une réunion d’ancrage est un échange organisé avec plusieurs collaborateurs, managers et dirigeants, à l’aube d’une conduite du changement. Ce meeting a pour objectif de poser le cadre et les bases de la transformation à venir, et doit regrouper l’ensemble des parties prenantes impliquées dans le projet de changement (décideurs, managers de proximité, collaborateurs clés, etc.) L’organisation d’une réunion d’ancrage permet notamment de :

Se mettre d’accord sur la vision finale et sur les résultats à atteindre ;
Élaborer un plan d’action, échelonné autour d’étapes claires et d’objectifs définis dans le temps ;
Réaliser un audit de l’existant pour évaluer de manière globale les moyens et ressources à disposition pour mener le changement ;
Définir les rôles et les missions des différents acteurs clés qui participeront à la conduite du changement ;
Évoquer les éventuelles résistances, craintes, ainsi que les doutes et réticences qui pourraient freiner ou entraver le bon déroulement de la conduite du changement ;
Mettre en mouvement les acteurs du changement et assurer l’engagement et la motivation de chacun ;
Offrir aux parties prenantes l’occasion de s’exprimer et de partager ses idées et suggestions ;
…

Comment bien organiser une réunion d’ancrage lors d’une conduite du changement ?

Voici quelques grandes étapes clés à suivre pour bien organiser et mener une réunion d’ancrage lors d’une conduite du changement :

Préparer rigoureusement la réunion en amont

Toute réunion d’équipe doit faire l’objet d’une préparation rigoureuse en amont, à plus forte raison avant une conduite du changement. Quelle qu’elle soit (transformation digitale, restructuration, changement organisationnel, transition RSE, changement de gouvernance…), il s’agit en effet d’une période charnière et délicate qui nécessite l’implication de l’ensemble des acteurs pour aboutir favorablement. Pour bien préparer la réunion d’ancrage en amont d’une conduite du changement, il faudra notamment :

Définir l’objectif précis de la rencontre (élaborer un plan d’action, faire un audit de l’existant, définir les étapes clés du changement, évoquer les freins potentiels, etc.)
Identifier les participants à cette réunion ;
Rassembler les documents et ressources qui seront nécessaires pendant la réunion ;
Définir la durée de l’échange ;
Définir le jour et l’heure de la réunion ;
Lister les points clés à aborder et rédiger l’ordre du jour ;
…

Opter pour le bon format de réunion

Il existe de nombreux formats de réunions (réunion d’information, de revue, d’échange, de prise de décision, de résolution de problème…). Il est donc important de clarifier et de communiquer, en amont de la réunion, le format que prendra cet échange pour informer les participants des attentes les concernant et pour permettre à chacun de préparer l’échange individuellement si cela s’avère nécessaire.

Choisir un mode d’animation pour sa réunion d’ancrage

Il sera également très bénéfique de définir un style d’animation à adopter lors de la réunion d’ancrage. En effet, toute conduite du changement implique d’embarquer et de fédérer les équipes. La réunion doit donc être dynamique, énergique et structurée. L’animateur de la réunion peut ainsi adopter différentes postures au choix :

Un style directif : il dirige de façon structurée l’échange et laisse peu de temps de parole aux participants ;
Un style facilitateur : les participants échangent de façon plutôt informelle, sous la supervision de l’animateur ;
Un style coordinateur : les participants échangent autour d’une problématique précise (Comment lever les freins au changement ? Comment mobiliser les équipes ? Quelles sont les actions à déployer en priorité ? …), mais l’animateur organise, encadre et structure rigoureusement les échanges et interactions tout au long de la réunion.

Structurer la réunion d’ancrage

Pour être efficace, la réunion d’ancrage doit faire l’objet d’une rigoureuse structuration préalable. Il conviendra ainsi de construire une trame avec différentes parties :

L’introduction : saluez les participants, remerciez-le de leur présence et effectuez, le cas échéant, un tour de table pour permettre à chacun de se présenter. Rappelez aussi le temps imparti, les objectifs de l’échange, l’ordre du jour et les grands axes à aborder.
La phase d’échange : il est important que l’animateur de la réunion ait une idée claire des points à aborder et des résultats attendus. Il faudra également veiller à cadrer les échanges, à éviter autant que possible les digressions et à équilibrer les temps de parole. Il est notamment de la responsabilité de l’animateur de s’assurer que l’échange évolue de façon fructueuse et dans la bonne direction.
La conclusion : clôturez l’échange avec un résumé des points abordés, des décisions prises et des prochaines étapes à venir.

Rédiger un compte-rendu de réunion

Afin d’éviter les malentendus ou toute forme d'ambiguïté qui pourraient déboucher sur des tensions ou des situations conflictuelles lors de la conduite du changement, il est impératif de formaliser les propos et les grands axes discutés pendant la réunion dans un compte-rendu écrit. Ce document pourra ensuite être communiqué aux différents participants et il servira de feuille de route pour mettre en place les prochaines actions tout au long de la conduite du changement.

Inviter chaque partie à partager ses craintes

L’une des premières causes d’échec dans un projet de transformation est la résistance au changement des équipes. Il est donc essentiel, pendant vos réunions d’ancrage, de mettre en confiance les participants pour leur permettre de partager en toute liberté leurs craintes et préoccupations liées à cette transformation et pour favoriser l’acceptation et l’adhésion de chacun. Une réflexion collective pourra ensuite permettre de trouver des solutions constructives face à ces potentiels freins.

Réunions d’ancrage : comment bien les organiser et les mener lors d’une conduite du changement ?